måndag, 28 juni 2010, 02:33
32 tips kring mailetikett
Det är viktigt med korrekt mailetikett, framförallt på större företag, då det lätt uppstår missförstånd vid textkommunikation. Taskig e-postkommunikation kan leda till irritation hos mottgaren men även missnöjda kunder, förluster för företaget, interna konflikter eller ineffektiv arbetstid.
Telefonsamtal eller möte är vad de flesta experter på området nästan alltid rekommenderar i första hand.
Måste du maila ofta har www.emailreplies.com en bra lista med 32 tips:
- Vara kortfattad och rakt på sak
- Svara på alla frågor och undvik ytterligare frågor
- Använd korrekt stavning, grammatik och interpunktion
- Gör det personligt
- Använd mallar för ofta återkommande svar
- Svara snabbt
- Bifoga inte onödiga filer
- Använd lämplig struktur och layout
- Missbruka inte funktionen ”hög prioritet”
- Skriv inte med VERSALER
- Utelämna inte diskussionstråden
- Lägg till friskrivningsklausuler i din mail
- Läs mailet innan du skickar det
- Överanvänd inte ”svara alla”
- Massutskick: Använd fältet ”hemlig kopia” eller en maillista för att undvika att dela ut alla adresser till alla mottagare
- Var försiktig med förkortningar och smileys
- Var försiktig med formatering
- Var försiktig med ”rich text” och HTML-mail
- Vidarebefordra inte kedjebrev
- Begär inte leverans- och läskvitton
- Påminn inte om ett mail
- Kopiera inte ett meddelande eller en bifogad fil utan tillstånd
- Använd inte e-post för att diskutera konfidentiell information
- Använd en meningsfull ämnesrad
- Använd aktiv talfom istället för passiv
- Undvik att använda orden ”brådskande” och ”viktigt”
- Undvik långa meningar
- Skicka inte eller vidarebefordra e-postmeddelanden som innehåller kränkande, rasistiska eller stötande kommentarer
- Vidarebefordra inte virusbluffar och kedjebrev
- Håll ditt språk könsneutralt
- Svara inte på skräppost
- Använd CC-fältet sparsamt
Det första steget är att skapa en skriftlig e-postpolicy. Policyn bör omfatta alla ”göra och inte göra” i användningen av företagets e-post och bör fördelas mellan alla anställda.
Personligen tycker jag de flesta av ovanstående punkter är bra och självklara. Varianterna som jag själv kan bli irriterad och stressad över är mail med läskvitton, användandet av ordet ”brådskande” i ämnesraden, folk som skickar alla mail med ”hög prioritet” och kedjebrev.