måndag, 28 juni 2010, 02:33

32 tips kring mailetikett

Det är viktigt med korrekt mailetikett, framförallt på större företag, då det lätt uppstår missförstånd vid textkommunikation. Taskig e-postkommunikation kan leda till irritation hos mottgaren men även missnöjda kunder, förluster för företaget, interna konflikter eller ineffektiv arbetstid.

Telefonsamtal eller möte är vad de flesta experter på området nästan alltid rekommenderar i första hand.

Måste du maila ofta har www.emailreplies.com en bra lista med 32 tips:

  1. Vara kortfattad och rakt på sak
  2. Svara på alla frågor och undvik ytterligare frågor
  3. Använd korrekt stavning, grammatik och interpunktion
  4. Gör det personligt
  5. Använd mallar för ofta återkommande svar
  6. Svara snabbt
  7. Bifoga inte onödiga filer
  8. Använd lämplig struktur och layout
  9. Missbruka inte funktionen ”hög prioritet”
  10. Skriv inte med VERSALER
  11. Utelämna inte diskussionstråden
  12. Lägg till friskrivningsklausuler i din mail
  13. Läs mailet innan du skickar det
  14. Överanvänd inte ”svara alla”
  15. Massutskick: Använd fältet ”hemlig kopia” eller en maillista för att undvika att dela ut alla adresser till alla mottagare
  16. Var försiktig med förkortningar och smileys
  17. Var försiktig med formatering
  18. Var försiktig med ”rich text” och HTML-mail
  19. Vidarebefordra inte kedjebrev
  20. Begär inte leverans- och läskvitton
  21. Påminn inte om ett mail
  22. Kopiera inte ett meddelande eller en bifogad fil utan tillstånd
  23. Använd inte e-post för att diskutera konfidentiell information
  24. Använd en meningsfull ämnesrad
  25. Använd aktiv talfom istället för passiv
  26. Undvik att använda orden ”brådskande” och ”viktigt”
  27. Undvik långa meningar
  28. Skicka inte eller vidarebefordra e-postmeddelanden som innehåller kränkande, rasistiska eller stötande kommentarer
  29. Vidarebefordra inte virusbluffar och kedjebrev
  30. Håll ditt språk könsneutralt
  31. Svara inte på skräppost
  32. Använd CC-fältet sparsamt

Det första steget är att skapa en skriftlig e-postpolicy. Policyn bör omfatta alla ”göra och inte göra” i användningen av företagets e-post och bör fördelas mellan alla anställda.

Personligen tycker jag de flesta av ovanstående punkter är bra och självklara. Varianterna som jag själv kan bli irriterad och stressad över är mail med läskvitton, användandet av ordet ”brådskande” i ämnesraden, folk som skickar alla mail med ”hög prioritet” och kedjebrev.