onsdag, 27 oktober 2010, 22:31

Skriv så att dina läsare förstår

Att skriva förståeliga nyhetsbrev, bekräftelsemail eller välkomstmail är självklart kan man tycka. Men visst är det lätt att bli hemmablind och tro att alla som läser mina brev använder samma termer och uttryck?

För en tid sedan fick jag ett nyhetsbrev från ett tryckeri om deras nya tryckmaskin. Maskinens egenskaper förklarades på ren grekiska, för mig, med sifferkombinationer och engelska uttryck hur förträfflig just denna maskin var. Om jag hade tagit mig tid så hade jag kunnat söka på nätet och ta reda på vad det mesta betyder. Och framför allt förstå vad den här maskinen kunde göra för mig. Men gör jag det? Nej, när det kommer till e-post så tar vi oss inte många sekunder för att avgöra om innehållet är av intresse eller inte. Enligt en tidigare test så lägger vi ner 11 sekunder på ett nyhetsbrev (spola fram till 5.18).

Kontentan av det är att vi har oerhört kort tid på oss att fånga intresset hos våra läsare. Ökar vi chanserna om vi lägger till med ett krångligt språk med mycket termer, gärna engelska? Nej, verkligen inte. Risken är ganska stor att du pratar över huvudet på dina läsare och att känna sig dum tycker ingen om. Att skriva förståeligt och tydligt gör att läsaren får ett flyt i läsningen och att de kan koncentrerar sig på vad du som skribent faktiskt vill säga till dem.

På så sätt kan du bland annat:

• Sälja mer.
• Sparar tid och pengar.
• Bygger förtroende och värdefulla relationer.
• Underhåller.
• Utbildar.

Hur ska jag tänka för att skriva så tydliga och förståeliga texter som möjligt? Nedan följer exempel på saker som du bör tänka på för att komma en bra bit på vägen:

• Förklara alla ord som kan ha flera betydelser, engelska uttryck och termer minst en gång i texten. Förklara med ett mer vardagligt språk.
• Undvik hela formuleringar där innebörden kan uppfattas på fler än ett sätt.
• Använd ett språk som ligger närmare talet utan att vara oprofessionellt.
• Undvik att sväva ut som i tal. Skala bort och var koncis och konkret. Skriv ner allt och se sen vad du kan ta bort.
• Om texten är svår eller omfattande så kan en kompletterande sammanfattning i till exempel punktlista eller med en färgad bakgrund behövas.
• Var tydlig med vad de får ut av att läsa texten. Gärna i början, till exempel i ingressen i nyhetsbrevet.
• Rubrik, ingress, länktext och preheader (första textsträngen längst upp i brevhuvudet) ska inte säga samma sak utan komplettera varandra så att läsaren förstår vad artikeln innehåller.
• Låt någon som inte är insatt i branschen läsa texten och se om de förstår.
• Har ni mycket termer och begrepp – bygg upp en ordlista som du alltid kan hämta förklaringar från. Kanske du till och med kan ha en stående länk till den ordlistan i brevet.

Betyder detta att jag alltid ska prioritera kortare texter till mina brev? Nej, inte nödvändigtvis. Många e-poststudier visar att en blandning mellan långa och korta artiklar fungerar mycket bra men läsaren måste med en gång förstå vad ni säger och deras uppmärksamhet måste fångas av något intressant.

Dock är det så att om det bara tar några sekunder att läsa artikeln eller brevet så är investeringen för dina läsare låg och då är det mer troligt att många faktiskt gör det. Dessutom har du själv några fördelar med att skriva kortare texter. Det är helt enkelt enklare för dig att få ner en kortare artikel än en med långa, omfattande utläggningar med fakta och synpunkter från alla möjliga håll. Kortare artiklar ger ofta mer kommentarer och hänvisningar än längre artiklar eftersom chansen att de läser HELA artikeln är större.

Oavsett vilken längd du väljer på artikeln så är det a och o att alla förstår vad du vill förmedla och att den är av värde för läsaren. Om informationen dessutom upplevs som användbar, relevant och kommer i helt rätt tid så vill jag bara gratulera. Men för att vara säker på att alla förstår bör ni göra som mig. Jag testar många av mina artiklar på andra i min närhet. Till exempel min mormor och min dotter. En person på 90 år och en 9-åring agerar som ett bra bollplank för mig.

Vill du ha tips på hur du uttrycker dig internt via e-post så läs gärna denna artikeln. Punktlista finns längre ner i texten.