söndag, 21 mars 2010, 16:19

Mejlfrustrerad?

Den här artikeln författades av Sarah Wittbom för Apsis Sweden AB, 2007 – 2009.

Den 4 februari 1994 skrevs e-mejlhistoria när Carl Bildt skrev ett mejl till Bill Clinton. Händelsen fick stor uppmärksamhet eftersom det var det första mejlet någonsin mellan två statschefer. Clinton och hans stab meddelades via telefon vad den svenske statsministern stod i begrepp att göra och Clinton kunde, med hjälp av sin personal, till och med svara med några rader.

Sedan dess har det hänt en hel del. E-post har radikalt förändrat våra möjligheter att kommunicera med varandra. Det är faktiskt inte så länge sedan som vi använde oss av helt andra metoder för att meddela oss med varandra. Men trots att vi använt mejl en tid nu så har vissa företag insett att vi är allt mer stressade, har svårare att förstå innehållet i mejl och att vi också har svårt att uttrycka oss via e-post. Vi behöver hjälp helt enkelt, precis som Bill Clinton, på att bli skickligare i att hantera mejlandet. Det är inte ovanligt att personer i ledande ställning får flera hundra mejl om dagen. Enligt undersökningar kommer cirka 50 % av alla mejl att missförstås.

Hur effektiva är vi i vårt eget e-postanvändande? Och hur kan vi skriva tydligare mejl som inte leder till ytterligare mejl och telefonsamtal i efterhand för att reda ut missförstånden?

E-postetikett viktigt för förståelsen

Många företag i Sverige satsar resurser på att deras anställda ska bli effektivare och lära sig att uttrycka sig bättre. Mejletikett kallas det. Undersökning på undersökning visar att anställda är mer pressade av sin inkorg än av sina huvudsakliga arbetsuppgifter. En bidragande orsak till detta är helt enkelt att vi inte skriver våra mejl på rätt sätt.
För att bättre förstå varför mejlandet för med sig vissa negativa bieffekter så måste vi inse ett grundläggande faktum: det språk vi använder i e-postmeddelanden ligger närmare talspråket än skriftspråket, men eftersom talspråkets tonfall, eftertryck, gester och ansiktsuttryck saknas så är det lätt att missförstånd uppstår. Om det finns det utrymme för egen tolkning av ett mejl, så kan läsaren lätt påverkas av så många andra faktorer, exempelvis av en så enkel sak som dagsformen.

Eftersom man ofta upplever ett mejl som mindre formellt än ett annat skrivet meddelande kanske man slarvar med meningsbyggnaden och/eller med stavningen. Detta kan naturligtvis ge en negativ och möjligen orättvis bild av avsändaren.

Många kan uppleva stress över att få mejl med vad de uppfattar som ett uppfordrande tonfall, men ändå har de samtidigt svårt att förstå vad avsändaren vill. Vi måste alltså vara tydligare och noggrannare med hur vi skriver våra e-postmeddelanden. Tänka på vad vi vill säga och vad vi ska åstadkomma med våra mejl. ”Mejlen är bra på att överföra data men den är inte särskilt duktig på att överföra halvfärdiga idéer eller utkast. Och den är en katastrof på att överföra känslor”, säger Torbjörn Johansson, trendspanare på IBM.

Här kommer några korta råd om hur man ska skriva ett effektivt mejl:

• Formulera en klar och tydlig rubrik som säger något om innehållet.
• Var konkret med vad du vill åstadkomma med mejlet.
• Ta det viktigaste först.
• Håll mejlet kort.
• Undvik olika teckensnitt.
• Undvik bilagor.
• Använd gärna informellt språk, men inte talspråk.
• Undvik ironi.
• Upprepa aldrig i skrift.
• Skriv inte med genomgående stora bokstäver.
• Skicka bara till dem som verkligen behöver mejlet.
• Undvik att vidarebefordra om det inte är absolut nödvändigt. En mottagare som får en kopia vidarebefordrad känner sig nämligen inte uppmanad till att agera.

Naturligtvis är det så att du har mer problem att förstå det som hamnar i din inkorg än det som du själv skriver. Men om man lägger ner lite tid och utvärderar hur man själv uttrycker sig och använder de här råden för att uttrycka sig effektivare så kan man vända trenden även på andra hållet.
Om dina mottagare ser att du anstränger dig och använder den utmärkta kommunikationskanal som e-post utgör på ett sunt sätt så smittar det förhoppningsvis av sig på dem.

Men vad skrev egentligen Carl Bildt till Bill Clinton? Och vad fick han för svar? Så här såg den stilbildande konversationen ut!

From: ADMCB@HHS.SE ”Carl Bildt”

To: president@whitehouse.gov

Subject: From PM Carl Bildt / Sweden to President Clinton

Date: 4-FEB-1994 09:51:26

Dear Bill,

Apart from testing this connection on the global Internet system, I want to congratulate you on your decision to end the trade embargo on Vietnam. I am planning to go to Vietnam in April and will certainly use the occasion to take up the question of MIA’s. From the Swedish side we have tried to be helpful on this issue in the past, and we will continue to use the contacts we might have.

Sweden is – as you know – one of the leading countries in the world in the field of telecommunications, and it is only appropriate that we should be among the first to use the Internet also for political contacts and communications around the globe.

Yours,
Carl

From: R. Paul Richard

TELEMAIL/C=US/@sprint.com>

To: ADMCB@HHS-SE

Subject: To Prime MinisterBildt from President Clinton

Date: 5-FEB-1994 19:50:48

Dear Carl:

I appreciate your support for my decision to end the trade embargo on Vietnam and thank you for all that Sweden has done on the question of the POW/MIAs.

I share your enthusiasm for the potential of emerging communication technologies. This demonstration of electronic communication is an important step toward building a global information superhighway.

Sincerely,
Bill