måndag, 28 juni 2010, 02:33

32 tips kring mailetikett

Det är viktigt med korrekt mailetikett, framförallt på större företag, då det lätt uppstår missförstånd vid textkommunikation. Taskig e-postkommunikation kan leda till irritation hos mottgaren men även missnöjda kunder, förluster för företaget, interna konflikter eller ineffektiv arbetstid.

Telefonsamtal eller möte är vad de flesta experter på området nästan alltid rekommenderar i första hand.

Måste du maila ofta har www.emailreplies.com en bra lista med 32 tips:

  1. Vara kortfattad och rakt på sak
  2. Svara på alla frågor och undvik ytterligare frågor
  3. Använd korrekt stavning, grammatik och interpunktion
  4. Gör det personligt
  5. Använd mallar för ofta återkommande svar
  6. Svara snabbt
  7. Bifoga inte onödiga filer
  8. Använd lämplig struktur och layout
  9. Missbruka inte funktionen ”hög prioritet”
  10. Skriv inte med VERSALER
  11. Utelämna inte diskussionstråden
  12. Lägg till friskrivningsklausuler i din mail
  13. Läs mailet innan du skickar det
  14. Överanvänd inte ”svara alla”
  15. Massutskick: Använd fältet ”hemlig kopia” eller en maillista för att undvika att dela ut alla adresser till alla mottagare
  16. Var försiktig med förkortningar och smileys
  17. Var försiktig med formatering
  18. Var försiktig med ”rich text” och HTML-mail
  19. Vidarebefordra inte kedjebrev
  20. Begär inte leverans- och läskvitton
  21. Påminn inte om ett mail
  22. Kopiera inte ett meddelande eller en bifogad fil utan tillstånd
  23. Använd inte e-post för att diskutera konfidentiell information
  24. Använd en meningsfull ämnesrad
  25. Använd aktiv talfom istället för passiv
  26. Undvik att använda orden ”brådskande” och ”viktigt”
  27. Undvik långa meningar
  28. Skicka inte eller vidarebefordra e-postmeddelanden som innehåller kränkande, rasistiska eller stötande kommentarer
  29. Vidarebefordra inte virusbluffar och kedjebrev
  30. Håll ditt språk könsneutralt
  31. Svara inte på skräppost
  32. Använd CC-fältet sparsamt

Det första steget är att skapa en skriftlig e-postpolicy. Policyn bör omfatta alla ”göra och inte göra” i användningen av företagets e-post och bör fördelas mellan alla anställda.

Personligen tycker jag de flesta av ovanstående punkter är bra och självklara. Varianterna som jag själv kan bli irriterad och stressad över är mail med läskvitton, användandet av ordet ”brådskande” i ämnesraden, folk som skickar alla mail med ”hög prioritet” och kedjebrev.

tisdag, 22 juni 2010, 23:23

Något är fel men du kommer aldrig att förstå vad det är

Har du hört talas om McArthur Wheeler? Mannen som rånade två banker i Pittsburgh, i dagsljus, utan maskering.

Övervakningskamerorna var anledningen till att han kunde gripas – såklart.

Varför gjorde han då det här? Var han en idiot? Nej, faktiskt inte.

Wheeler var övertygad om att ett ansikte gnuggat med citron inte kunde fångas på bild. Han hade testat detta på sig själv med en polaroidkamera och citronsaft i ansiktet och mycket riktigt dök han inte upp på bilden. Troliga orsaker till detta är att filmen var dåig, kameran var ojusterad eller helt enkelt att han riktade kameran bort från ansiktet när han tryckte på utlösaren.

Man har studerat förteelsen och kallar den Dunning Kruger-effekten; inkompetens blockerar förmågan att igenkänna inkompetens.

När folk är inkompetenta i strategierna de antar för att nå framgång och tillfredsställelse, lider de en dubbel börda. De drar inte bara felaktiga slutsatser och gör olyckliga val, men deras inkompetens berövar dem möjligheten att inse detta. Istället, som i Mr Wheelers fall, lever de med det felaktiga intrycket att det går bra för dem.

Så även om du nu är den mest ärliga, opartiska person som du skulle kunna vara, skulle du fortfarande ha ett problem – nämligen, när din kunskap eller expertis är ofullständig, är du helt ovetandes.

Man skulle kunna säga att tecken på intelligens är att veta att det finns saker du inte vet att du inte vet.

En ganska kul men samtidigt tragisk historia.

Hur gör du nu när du sätter ihop ditt nyhetsbrev? Gör du som Wheeler, gör en test, känner dig nöjd och skickar?

Många gör så. Gör inte så du. Uppoffra ett traditionellt nyhetsbrevutskick och gör något du aldrig gjort förut. Håll dig inom ramen av vad som är etiskt och undvik billiga, praktiska tips och tricks. Strunta i A/B-tester, mottagaranpassade avsändarnamn och ämnesrader. Tro inte på alla praktiska tips för en stund och kom fram till något helt annat.

Du vet att det finns saker du inte vet att du inte vet.

Källa: The Anosognosic’s Dilemma: Something’s Wrong but You’ll Never Know What It Is (Part 1)

tisdag, 22 juni 2010, 21:45

Skadliga mail

Sarah uppmärksammade mig nyss på den här artikeln på Aftonbladet om skadliga mail som cirkulerar.

Jag kan inte hitta mer information men det kvittar. Öppna aldrig märkliga mail. Tänk inte ens tanken att du skulle kunna gå miste om något. Det är aldrig värt risken att få stulna personuppgifter eller hårddisken tömd.

För att minimera risken att du av misstag aktiverar skadlig kod via e-post, om du sitter med en skrivbordsklient. Aktivera då bildblockering, även kallat ”block remote content”. Stäng också av förhandsgranskning och öppna mail i fönster istället. Det minskar risken att du ”råkar” öppna ett mail när du klickar på det.

Låt märkliga mail förbli oöppnade och bara släng dem.

tisdag, 22 juni 2010, 14:35

Det är NI som kommer ta död på e-postkanalen… säger Compost

Vad Robert på Compost menar med det kan ni se om ni klickar på bilden nedtill. Presentationen är från Nordic E-Commerce Summit och är väl värd att titta på.

Tack Robert för en bra presentation och att du var så flexibel och anpassade innehåll efter den övriga agendan.

/Sarah

måndag, 21 juni 2010, 11:47

Säkerställ att du får hjälp av din e-postleverantör

Många gånger så tycker man att man har gjort en bra affär med en leverantör när du lyckats pressa priset rejält. Frågan är vad som ingår och vilken typ av support leverantören erbjuder. E-postmarknadsföring är inget som gemene man behärskar och det kanske inte heller prioriteras av marknadsavdelningen. Så, det viktiga innan ni skriver på en offert för en e-postleverantör är att undersöka vilken typ av hjälp ni får under tidens gång och vilken typ av hjälp som ingår för att ni ska ha en hel e-postprocess igång. Jag och Christopher har skissat på ett schema som visar vilka olika automatiska utskick som ska sättas upp i samband med ert nyhetsbrevsutskick.

Jag föreslår att ni tittar på schemat och ser vilka utskick av floran som ni kommer ha behov av att sätta upp. Se till att er leverantör hjälper er med detta. Skulle en leverantör inte låta detta ingå så får ni ta i beräkning att det kommer kosta både tid och pengar att få det på plats.

(Klicka på bilden så får ni den som pdf)

Utgå från spindelnätet som är webben och se hur ni passar in bland utskick och landningssidor. Vid varje bild finns antingen en grå cirkel med ett brev eller ett dokument. Brevet står för att det är ett utskick och dokumentet är för att skapa en landningssida. I en del e-postsystem finns ”färdiga” lösningar för att skapa landningssidor och automatiska utskick. Får ni det som svar ska ni ändå fråga om någon från deras sida håller er i handen och hjälper er förstå hur det går till.

Om vi utgår från webben och lodrätt rakt ner så visar det utskick i form av lösenord eller inloggningsuppgifter. De utskicken varieras och ska skräddarsys och sättas upp för att triggas till ett automatiskt utskick. Transaktionsmeddelanden och utskick för att avsluta övergivna kundvagnar är rödmarkerade eftersom inte alla är i behov av dem. Transaktionsmeddelanden kan vara en bekräftelse på köp eller en bekräftelse på en nyhetsbrevsprenumeration t ex. De är alla utskick.

Om vi fortsätter vågrätt ut från webben så kanske ni vill visa exempel på tidigare nyhetsbrev. I så fall kanske det ska visas på en sida på webben. Vem sätter upp det och vilken hjälp får ni med det hos den leverantören ni är intresserad av? Eller ni vill ha ett arkiv med alla era tidigare utskick? Kanske ni skickar en utbildning via e-brev… Vem sätter upp den snurran och säkerställer att prenumeranten får rätt brev beroende på var de befinner sig i utbildningen?

Nästa ruta, vågrätt från webben – efter ”exempel på nyhetsbrev” är anmälan till en nyhetsbrevsprenumeration. Vad ska hända då? Ska de ha möjlighet att kryssa för intressen? Vill ni visa policy för hur ni hanterar deras uppgifter och var ska de visas? I utskick eller på landningssida? Ska de hamna på ”mina sidor” eller har ni en annan tanke bakom det?

Utskicket efter det är en bekräftelse på att de är prenumerant och då är frågan om ni vill använda er av ”dubbel-optin? Alltså, i bekräftelsemailet så klickar det på en länk för att styrka att de verkligen vill ha prenumerationen. Ska de bakas ihop med välkomstmailet eller ska det komma separat? Ska de få det senaste nyhetsbrevet eller ska de visas exempel på webben?

Efter det kommer vi äntligen fram till själva nyhetsbrevet. Hur många olika typer av brev-mallar får ni och vilken hjälp får ni att lära er skapa nyhetsbrev? Ha i bakhuvudet att ni ska vandra mot att skicka så skräddarsydda brev som möjligt och inte bara ha massutskick som är lika för alla. I det utskicket ska ett antal länkar till ”skicka till en vän” eller tipsa en kollega” är knappar som ska generera automatiska vidarebefodringar till den prenumeranten önskar.

Ni kanske vill ha ikoner för twitter och facebook t ex. Hjälper er leverantör till med det?

Avanmälan, en prenumerant vill avsluta sin prenumeration. Hur följs det upp? Kanske ni vill fråga om feedback innan eller ge dem möjlighet att välja utskicksfrekvens eller innehåll för att behålla dem som prenumerant.

Vilka typer av utskick är specifikt för er verksamhet. Kanske vill ni att det automatiskt ska skickas ut ett mail när prenumeranten inte har öppnat ett brev på sex månader eller inte handlat på ett år… Fundera innan ni bestämmer er för vem ni ska arbeta tillsammans med. Ni vill inte känna er hindrade utav att det tillkommer oförutsedda kostnader hela tiden eller att tekniken är för svår.

Snälla, skriv inte på bara för att det ser billigast ut utan lägg ner lite tid på att kartlägga er e-postmarknadsföring och se vilken leverantör som passar bäst och är mest kostnads- och tidseffektivast för er. Framför allt, vem följer er och utvecklas med er?

Maila mig om ni inte håller med eller tyckte att detta bara krånglade till;). Ni får maila mig om ni inte passar in på dessa två kriterier också.

Sarah @@@@@

Sida 40 av 66« Första...102030...39404142...5060...Sista »